Adressdateien unterscheiden sich generell nach den drei Hauptkriterien 'Datenträger', 'Datenstruktur' und 'Dateninhalt'.

Das Formatierungsprogramm stellt die Schnittstelle dar, die diese Unterschiede berücksichtigt und eine einheitliche Datenstruktur schafft. Diese einheitliche Datenstruktur ist die Grundlage/Voraussetzung für alle weiteren Verarbeitungsschritte.

Die inhaltliche Analyse zerlegt die Adressdateien in ihre Adress-Elemente. So wird z.B. ein komplettes Namensfeld unterteilt in Titel, Vorname, Adelsprädikat, Nachname und Ledigname. Falls kein Geschlecht vorhanden ist, wird dieses über eine Vornamenstabelle zugeteilt. Die Sprache kann über das geografische Sprachgebiet (für CH) zugeteilt werden. Adressen die nur Gross- oder nur Kleinbuchstaben enthalten, werden in Gross-/Kleinschrift geändert. Verstümmelte/unkorrigierbare Adressen, für die eine weitere maschinelle Bearbeitung sinnlos ist, werden eliminiert.


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